Pokladní kniha a pokladní doklady

Pokladní kniha je samostatnou účetní knihou a slouží k evidenci příjmů a výdajů peněžní hotovosti v pokladně. Vedení pokladní knihy není povinné, ale její existence je jistě přínosem pro zajištění průkaznosti a kontroly stavu pokladní hotovosti při provozování jakékoliv ekonomické činnosti.

Pokladní kniha by měla obsahovat

• název účetní jednotky, označení pokladny a období, kterého se týká
• rozpis pohybů v pokladně dle jednotlivých pokladních dokladů, seřazeno chronologicky
• vykazování počátečního stavu, obratu příjmů a výdajů a konečného stavu
• v případě valutové pokladny evidenci pohybů hotovosti v cizí i domácí měně a v rámci uzávěrkových operací výpočet kurzového rozdílu.

Pokladní doklady - příjmový a výdajový pokladní doklad

Zápisy v pokladní knize provádíme na základě údajů s prvotních dokladů prostřednictvím příjmových či výdajových pokladních dokladů.

Pokladní doklad musí obsahovat

• označení pokladního dokladu, tj. název dokladu, jeho číslo a označení účetní jednotky
• popis obsahu účetního případu a označení jeho účastníků, tzn. toho, kdo peněžní operaci provedl. Přiložený doklad o nákupu dokumentuje pravdivost pokladní operace a dává možnost její kontroly.
• peněžní částku
• datum vyhotovení pokladního dokladu
• podpis osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Potřebujeme-li zachytit stejnorodé účetní případy, můžeme je sumarizovat a vyhotovit jeden výdajový pokladní doklad či příjmový pokladní doklad, tzv. sběrný pokladní doklad. Sumarizace prvotních dokladů do sběrného pokladního dokladu je možná za dodržení následujících podmínek:

• vytváření sběrného dokladu pouze z dokladů jednoho kalendářního měsíce
• u účetních jednotek, které jsou plátci DPH, je nutno prvotní doklady rozdělit podle sazeb DPH